5 facteurs clés de succès dans la mise en place d’un WMS

Avec un ticket d’entrée à 50 000 €, intégration comprise pour sa mise en place, le WMS s’invite dans de nombreuses entreprises. Investissement rentabilisé grâce aux gains de productivité, de précision dans la préparation des commandes et gestion du stock, l’installation d’un WMS nécessite toutefois un cadrage piloté en fonction des enjeux à la fois métiers et techniques.

Qu’est ce qui peut garantir le succès et le ROI du projet ? Comment optimiser les gains de productivité ? Un projet n’étant jamais identique, même au sein d’un même domaine, la mise en place d’un WMS et le cadrage qui précède celle-ci variera immanquablement d’une organisation à une autre. Cependant, quelques fondamentaux sont à prendre en compte pour une « réussite sans douleur ».

1- Définir l’objectif principal

Pourquoi mettre en place un WMS ? Qu’est ce qui a motivé, dans une organisation, cette réflexion puis cette décision ?

La réflexion a pu débuter avec des retards de livraisons accumulés, un service client qui remonte une insatisfaction grandissante, tant sur les délais comme sur la qualité (erreur de produit dans la commande ou de quantité), une augmentation du coût RH pour garantir les objectifs de services… En effet, les préparateurs non équipés dans un entrepôt doivent être plus et mieux formés aux produits, le turnover coûte donc très cher. Une mauvaise organisation de l’espace de stockage mène à moins de productivité pour plus de main d’œuvre mobilisée… et tout de même des erreurs en cours de process.

Meilleure organisation, gain de temps, gestion du stock, optimisation des coûts ou satisfaction client… Plusieurs axes d’amélioration peuvent être à l’origine de l’étude du ROI d’un WMS.

Selon l’angle abordé, le projet ne sera donc pas le même, et cela orientera le choix du WMS.

Chiffrer le manque à gagner, les coûts liés au manque de productivité permettra d’évaluer l’investissement nécessaire et son ROI. Des process compliqués dûs à des contraintes de stockage, de produits ou de traçabilité (ex : différents propriétaires de stocks, hétérogénéité du type de produits à stocker, contraintes physiques ou bien légales, matières dangereuses, etc.) orienteront également le choix de l’outil. Un WMS avec des fonctionnalités de base palliera le manque d’organisation dans une société qui œuvre à gérer son espace de stockage, tandis qu’un WMS très paramétrable permettra de gérer toutes les contraintes physiques et légales de manière sécurisée et automatisée.

Les produits et la gestion du stock sont donc aussi déterminants dans le choix du WMS, certains étant d’ailleurs spécifiques à un domaine d’activité. Des éditeurs de WMS se sont ainsi spécialisés dans la gestion de produits pharmaceutiques par exemple, répondant à toutes les contraintes communes que peuvent rencontrer les acteurs du secteur. D’autres sont imbriqués dans un ERP à destination du secteur agricole, répondant aux enjeux à la fois d’optimisation, d’adaptation et de coût.

2- Identifier et optimiser les process

Une fois le WMS choisi, le point crucial est d’identifier les process actuels de l’entreprise. Cette étape inclut à la fois les process physiques (entrée des marchandises, stockage, préparation, expédition) et les process informatiques et/ou les flux d’information :

Comment est transmise la commande ? Qui la prend en charge ?
De quelle manière est-elle traitée tout au long du process de préparation ?
Quelles sont les informations légales et spécifiques qui l’accompagnent et doivent être transmises au client ?

Ces process, ainsi que les personnes et services impactés par chacun d’eux, doivent être identifiés et détaillés afin d’être optimisés. Un projet de mise en place d’un WMS est en effet une opportunité pour l’entreprise et ses équipes de prendre du recul sur les activités opérationnelles et de se poser les bonnes questions.

Certaines tâches sont-elles effectuées de manière asynchrone ? En double ?
Les personnes impactées par un process ont-elles le bon niveau d’information au bon moment ? Sont-elles suffisamment formées ?
L’enchainement des activités est-il cohérent et fluide ?

La définition de ces process permet de savoir comment mettre en place le WMS, quelles sont les briques et fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement opérationnel, comment le paramétrer en fonction des besoins de l’entreprise et quelles sont les types de connexion à mettre en place, en flux entrant et sortant.

3- Former des équipes projet mixtes

Un WMS est un outil informatique, au service, et pour la facilitation des opérations. Pour avancer, il a donc besoin de ses deux jambes : une équipe IT et une équipe opérationnelle.

Une équipe projet, composée de l’équipe IT et de l’équipe opérationnelle, doit donc être constituée pour mener à bien la mise en œuvre.

En fonction du découpage des process, des binômes d’intervenants seront identifiés et conduiront des ateliers visant l’étude de ces process.

La conduite du projet IT/opérations sera essentiellement impactante au moment de la configuration de l’outil. L’opérationnel va définir son besoin métier, tandis qu’une personne ayant des compétences techniques saura identifier le paramétrage adéquat et les besoins nécessaires en termes de connexion à d’autres systèmes à chaque étape du process.

Evidemment, l’éditeur du logiciel pourra accompagner l’entreprise durant cette étape et être force de proposition quant au paramétrage et l’adaptation du WMS aux besoins métiers.

Sorte d’organisation « tripartite », l’équipe projet devra identifier sa charge et dégager le temps nécessaire des activités quotidiennes en cours.

4- Inscrire le projet dans une démarche globale

Différentes composantes : RH/Accompagnement au changement

Constituer une équipe projet, dégager du temps pour les équipes, impliquer les personnes… Tout ceci demande réflexion, planification et organisation en amont qui sera, dès lors, à prendre en compte dans le fonctionnement global de l’entreprise :

Qui sont les personnes impliquées ? A quelle hauteur seront-elles impliquées dans ce projet ?
Quelles sont leurs activités qui peuvent être dépriorisées, voir replanifiées ?
Est-ce que cela implique de nouvelles ressources nécessaires (pour pallier les activités en cours et/ou pour rejoindre l’équipe projet) ?

Ces différentes questions soulèvent des problématiques de coûts, qui impacteront les achats, mais également de formation et de recrutement, que les RH devront traiter. Le service logistique ne sera donc pas le seul impacté, raison pour laquelle, comme dans toute transformation digitale, il faudra éviter le mode silo et communiquer en transverse.

5- Informer et former

Communication, en synthèse ce pourrait être le maître mot de tout projet, indifféremment du secteur ou de la nature du projet. Pour impliquer les différentes personnes et les services impactés, la gestion du changement devra être étudiée mais surtout adaptée en fonction des besoins et contraintes de chacun.

Les services transverses auront un niveau d’information global du projet, tandis que les opérationnels devront être accompagnés dans le changement de leurs activités quotidiennes.

Certains process seront peut-être modifiés, les activités seront impactées, les outils utilisés ne seront plus les mêmes… pourtant les informations devront tout de même être renseignées, transmises et enrichies.

La perte en productivité dans un premier temps est donc normale (estimée environ à 20% dans un projet WMS), et doit faire partie intégrante du calcul d’investissement, tout comme les coûts RH associés (formation, recrutement, détachement de certaines personnes pour accompagner au changement, prestataires externes).

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